La escuela infantil Xinquan de Guangzhou ha invertido en una solución Evolis para garantizar la entrada y salida de sus jóvenes alumnos: Primacy 2. Tras utilizar tarjetas de asistencia en papel, que debían rellenarse manualmente, la escuela decidió invertir en una solución Evolis y producir sus propias tarjetas. La escuela cambió a las tarjetas de asistencia de PVC, que están codificadas y protegidas, para un uso prolongado y una mayor seguridad.

Reto: sustituir las tarjetas de control horario tradicionales por un sistema moderno y seguro

Xinquan Nursery School, en Guangzhou (China), se fundó en 2010. Se trata de una institución privada que ofrece cursos para niños en edad preescolar. Se ofrecen diversos cursos, como la exploración de las antiguas civilizaciones de China, el aprendizaje de la lectura, la danza y las matemáticas. La escuela concede especial importancia a la seguridad de los niños muy pequeños que pasan sus días en ella.

Al principio, las tarjetas de asistencia de los niños eran de papel y estaban plastificadas, y sólo mostraban el nombre, la clase y el número del alumno. Este sistema tenía varios inconvenientes:

• Los profesores tenían que comprobar cuidadosamente la información con los padres para evitar errores,

• Las tarjetas no eran muy duraderas y solían doblarse o estropearse antes de terminar el semestre
• Las tarjetas se perdían con frecuencia, por lo que había que encontrar una solución para reponerlas rápidamente.

Solución: tarjetas de PVC personalizadas con la impresora Evolis Primacy 2

La guardería Xinquan ha modernizado su sistema adoptando tarjetas inteligentes. También ha instalado una puerta de acceso en la entrada y ha introducido un sistema inteligente de gestión de accesos. El personal y los alumnos utilizan ahora tarjetas inteligentes sin contacto y tarjetas de identificación para entrar y salir de la escuela. Esta solución ha sido diseñada por Evolis y su socio Guangdong Xinjiehao Technology Co, Ltd , que utiliza la impresora Evolis Primacy 2 para personalizar e imprimir las tarjetas de asistencia de los alumnos.

Las tarjetas de asistencia permiten a la guardería controlar el cuidado de los niños e identificar a los padres que los llevan y los recogen. Cada niño tiene su propia tarjeta, que escanea cada mañana al entrar en la escuela, registrando su llegada y transmitiendo esta información a la escuela. Al final de la jornada, los niños escanean su tarjeta al salir, lo que permite a la escuela validar su salida. Este sistema permite una gestión precisa de la asistencia y proporciona a los padres un registro diario de las horas de llegada y salida de sus hijos.

La tarjeta de asistencia infantil se fabrica a partir de una tarjeta IC en blanco, con impresión en color por ambas caras. Incluye :

• En el anverso: una foto de la guardería Xinquan
• En el reverso: instrucciones de uso de la tarjeta, nombres de los niños, clase, foto personal y el chip. El chip registra principalmente información sobre cada alumno y sus padres, así como la hora de entrada y salida de la escuela.   

Cuando los niños pasan su tarjeta por la entrada, se lee y registra toda la información anterior. Al mismo tiempo, la cámara instalada en la entrada toma fotos instantáneas al pasar la tarjeta. A continuación, toda la información se sincroniza con el sistema

Resultado: mayor seguridad y gestión simplificada

La Oficina de Admisiones de la Escuela Infantil es responsable del diseño y la impresión uniforme de todas las tarjetas al comienzo de un nuevo trimestre. Si se pierde una tarjeta o hay que volver a expedirla, puede hacerse en cualquier momento. Incluso cuando un niño es recogido o dejado en casa por distintos miembros de la familia, las tarjetas pueden imprimirse y expedirse a todos, lo que evita al profesor tener que confirmar la información poniéndose en contacto telefónico con los padres.

La nueva solución de tarjeta de asistencia para la entrada de niños facilita la gestión de la recepción y el cuidado de los niños. Esto mejora considerablemente la seguridad de los niños, así como la rapidez y eficacia del registro de entrada y la recepción. Este sistema permite informar fácilmente de la presencia de los distintos miembros de la escuela, lo que aumenta considerablemente la eficacia de la guardería. Hasta la fecha, la guardería Xinquan ha emitido 2.500 tarjetas de asistencia, es decir, unas 1.000 tarjetas por semestre.

El siguiente paso para la guardería es utilizar Primacy 2 para expedir tarjetas para los permisos de trabajo de los profesores y para el control de acceso de otras personas encargadas de entregar material y de los visitantes en particular.