La firma electrónica para optimizar la eficacia

¿Qué es una firma electrónica? 

Es la digitalización de una firma manuscrita. Permite garantizar la identidad del signatario, así como la integridad y la procedencia del documento.

¿Qué tipos de archivos pueden firmarse electrónicamente?

Todos los tipos de archivos pueden firmarse de forma digital (documentos Word, PDF, etc.).

El formato PDF es el más utilizado, ya que ofrece una elevada seguridad del documento y permite adjuntar varias firmas electrónicas. 

¿Tiene la firma electrónica el mismo valor jurídico que la firma manuscrita?

Sí. Varias leyes certifican esos valores jurídicos, que pueden variar en función del país.

Ejemplos en Europa y Estados Unidos:

• La directiva europea del 13 de diciembre de 1999 reconoce la validez de la firma electrónica (Artículo 5), y ofrece una definición técnica de la misma: «datos en forma electrónica anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos, utilizados como medio de autenticación» (Artículo 2). Esta directiva marca un avance significativo, ya que introduce los conceptos de «certificado de firma» y «proveedor de servicios de certificación».
• La ley francesa del 13 de marzo de 2000 introduce la firma electrónica. Cuenta con las mismas prerrogativas y reconoce que el consentimiento de los signatarios es igual de vinculante que con la firma manuscrita. Más información
• En Estados Unidos, la ley federal del 30 de junio de 2000 (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act o «E-sign») regula esta cuestión.
   

La firma electrónica para optimizar la eficacia 

La adopción de la firma electrónica optimiza la eficacia de su organización al simplificar la validación de los documentos:

• Proceso ininterrumpido: eliminación de tareas de impresión de documentos para su posterior firma y, una vez firmados, eliminación de tareas de escaneo;

• Gestión facilitada de los documentos firmados: envío por correo electrónico o archivado automático, lo que aligera la carga de los servicios de correo;

• Disponibilidad inmediata de la información dentro de la organización: los documentos validados se digitalizan y se ponen a disponibilidad de todas las personas autorizadas.

Seguridad reforzada

Al contrario que la firma manuscrita, la firma electrónica garantiza al mismo tiempo:

• la identidad del firmante: la firma electrónica es infalsificable y permite certificar de manera segura la identidad del signatario;

• la integridad del documento a partir de su firma: el documento firmado electrónicamente pasa a ser inalterable. La firma forma parte integrante del documento y no puede utilizarse en otro documento.

Optimización de la imagen y la experiencia del usuario

Permitir a sus interlocutores firmar en una tableta contribuye a valorizar su imagen de marca:

• Validación de los documentos menos laboriosa para el signatario;

• Modernización de la imagen de su organización mediante el uso de tabletas de firmas;

• Reducción de la huella ecológica de su estructura al eliminar la impresión del proceso de validación de los documentos.