5 preguntas para evaluar la durabilidad del sistema de control de acceso de su empresa

Asegurar la protección de las personas en sus instalaciones, de sus activos físicos (edificios, equipos, bienes) y de sus datos confidenciales es crucial. Para ello, es necesario adoptar un sistema de control de acceso que garantice un nivel de seguridad adaptado a las exigencias y limitaciones de su organización. Asimismo, es primordial garantizar la sostenibilidad de su sistema actual.

Le guiamos con cinco preguntas que debe plantearse para evaluar la eficacia de su dispositivo.

1. ¿Permite mi sistema afrontar los desafíos actuales de mi empresa?

Esta primera pregunta le permitirá valorar si su sistema de control de acceso es adecuado para sus necesidades actuales. Desde que se implementó su sistema, su empresa, su ecosistema y su entorno han evolucionado, y se han creado nuevos desafíos potenciales.

• Factores endógenos: 

¿Está su sistema de control de acceso adaptado en todo momento al personal de su organización?
¿Es capaz de absorber los flujos, especialmente cuando hay colaboradores que llegan o se van?
Del mismo modo, si la configuración de sus instalaciones ha cambiado, ¿ha podido su sistema adaptarse en todos los ámbitos o existen lagunas?
Por último, ¿es su sistema actual capaz de gestionar la evolución de los datos que deben protegerse (volumen y tipología)?

• Factores exógenos:

El entorno externo también debe tenerse en cuenta en su evaluación, y es necesario considerar seriamente la evolución de los riesgos de intrusión y de robo. Los contextos competitivos y políticos, así como el sanitario, también conllevan nuevos retos.

¿Hasta qué punto está expuesta su organización a un riesgo de espionaje industrial o a una amenaza terrorista?
Al acceder a edificios o zonas reservadas, ¿permite su sistema mantener una distancia entre las personas y evitar en lo posible el contacto físico con el equipo interno?

Por último, los aspectos reglamentarios pueden imponer nuevas limitaciones. Por ejemplo, la normativa del RGPD, cuyo objetivo es reforzar la seguridad y la confidencialidad de los datos personales, puede requerir una adaptación del sistema.

2. ¿Cuál es el balance hasta la fecha de mi sistema de control de acceso?

Su sistema de control de acceso debe cuantificarse en función del número de fallos que ha mostrado y de los costes adicionales que ha generado. Idealmente, esta evaluación debería llevarse a cabo de forma continuada para prevenir y limitar los riesgos, así como para llevar a cabo medidas correctivas de forma oportuna. 

A fin de estimar con la mayor precisión posible los costes ocasionados por su sistema de control de acceso, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Costes visibles: vuelos, trabajos de mantenimiento y reparación del sistema, sanciones por incumplimiento de la normativa vigente, etc.

• Costes inducidos no visibles: por ejemplo, el tiempo dedicado a la gestión de los fallos recurrentes del sistema.

Los datos obtenidos de esta manera permiten medir la eficacia de su sistema y tomar las decisiones adecuadas: desde simples adaptaciones a las evoluciones necesarias hasta la sustitución total del sistema. A veces, esta última opción puede ser la más económica.

3. ¿Cuál es la experiencia de los usuarios del sistema?

Si se va a evaluar su sistema de control de acceso (access control en inglés) utilizando datos mensurables y cuantificables, también es esencial recoger información de los equipos sobre su uso cotidiano. Esta información es clave para evaluar la sostenibilidad del sistema establecido y guiarle en sus elecciones. 

• Usuarios del sistema: la cuestión es determinar si el sistema está cumpliendo los objetivos que se fijaron cuando se implementó.
¿Simplifica la experiencia del usuario?
¿Qué aspectos del sistema no son satisfactorios?
¿Qué vías de mejora deben explorarse?

Todas estas preguntas proporcionan valiosas pistas para mejorar el sistema vigente, al tiempo que refuerzan la seguridad general de la empresa y aportan mayor comodidad a los usuarios. 

• Gestores del sistema: recabar información de las personas que se enfrentan a diario a cuestiones de control de acceso es esencial en el proceso de evaluación. Tanto si se encargan de la gestión de los propios accesos (autorizaciones) como del equipo que compone su dispositivo (tarjetas de acceso, lectores, etc.), podrán indicarle si encuentran dificultades con el sistema actual.
¿Resulta fácil actualizar los derechos de acceso?
¿El funcionamiento es lo más autónomo posible para limitar la intervención humana, origen de posibles errores?
También puede ser interesante preguntar a estas personas acerca de su percepción de la eficacia del sistema para los interlocutores externos (clientes, proveedores, suministradores y otro público).  

4. ¿Puedo añadir funciones a mi sistema de control de acceso actual?

Para evaluar la sostenibilidad de su sistema de control de acceso, es importante preguntarse sobre la capacidad que tiene de evolucionar y adaptarse a las nuevas necesidades de la organización. Por ejemplo, ¿puede el dispositivo actual incorporar servicios adicionales, como el acceso a fotocopiadoras, impresoras o máquinas expendedoras? Si la respuesta es afirmativa, eso le permite:

• optimizar su inversión reuniendo varias funcionalidades en un solo sistema;

• aportar mayor comodidad y conveniencia a los usuarios para aumentar su satisfacción;

• ontribuir a modernizar su organización y simplificar su funcionamiento.

Un sistema de control de acceso basado en tarjetas personalizadas y codificadas permite dicha evolución de las funcionalidades. Las tarjetas de acceso permiten múltiples aplicaciones, simplemente codificando dentro de su banda magnética o chip (RFID con o sin contacto) los datos necesarios para acceder a los diferentes servicios.

Las tarjetas magnéticas y las tarjetas con chip se pueden reprogramar fácilmente para añadir, eliminar o modificar datos. Esta flexibilidad permite conservar la tarjeta como soporte único y hacerla evolucionar según sus necesidades, sin tener que sustituir los lectores que tiene.

Si decide expedir usted mismo sus tarjetas de acceso para tener mayor independencia y capacidad de respuesta, existen algunos modelos de impresoras de tarjetas que pueden equiparse fácilmente con codificadores.

​5. ¿Cómo puedo actualizar mi sistema de control de acceso?

Gracias a las respuestas a las preguntas anteriores, ahora tiene toda la información necesaria para evaluar la sostenibilidad de su sistema de control de acceso. Puede encontrarse en una de las tres situaciones siguientes:

1. Su sistema es fiable y los usuarios están totalmente satisfechos: lo sigue conservando sin dejar de supervisar sus indicadores de rendimiento.

2. Su sistema debe evolucionar para afrontar las necesidades y los desafíos actuales y futuros.

3. Su sistema está obsoleto y debe plantearse su sustitución a corto o medio plazo.

En los dos últimos casos, puede ser pertinente considerar una solución basada en tarjetas que:

• permita una identificación visual en todo momento, simplemente llevando la tarjeta identificativa, cosa que los otros sistemas de acceso no pueden ofrecer. 
• se ajuste al nivel de seguridadrequerido dentro de su organización a través de la diversidad de elementos que pueden integrarse en las tarjetas: personalización gráfica con foto (identificación visual), código de barras o código QR, codificación de datos en una banda magnética o chip, hologramas (genéricos o personalizados), películas de plastificación para mejorar la protección de las tarjetas, impresión de elementos invisibles a simple vista (microtexto de ultra alta definición, tinta UV).
• sea escalable gracias a la codificación de los datos de las tarjetas: si necesita actualizar los derechos de acceso o añadir funciones al sistema, ¡tan solo tiene que recodificar las tarjetas!
• tenga un coste asequible y sea compatible con múltiples modelos de lectores implantados, de modo que la inversión sea mínima. 
• permita la automatización de los procesos: dispositivos especiales leen las tarjetas automáticamente, con lo cual se limita la intervención humana.

Por último, para un proyecto de este tipo que debe hacer frente a los grandes desafíos de su empresa, es importante trabajar con un socio de confianza, reconnu pour son expertise et la fiabilité de ses systèmes ainsi que pour ses services après-vente, essentiels pour garantir la pérennité votre investissement.