Impresión de tarjetas de estudiante: 10 preguntas que debe hacerse

introducción

Este artículo expone los criterios que deben tenerse en cuenta a la hora de identificar a los estudiantes y al personal de los campus y universidades. Le guiará en la elección de una solución de impresión de tarjetas de estudiante adaptada a sus necesidades específicas planteándole las preguntas adecuadas.

Contenido

1. ¿Qué tipo de tarjetas de identificación elegir para mi institución?
   
2. ¿Qué presupuesto destinar a la impresión de tarjetas estudiantiles?
   
3. ¿Qué diseño es ideal para las tarjetas de estudiantes?
   
4. ¿Es compatible mi solución de impresión con otros sistemas de información?
   
5. ¿Qué estrategia de gestión de datos adoptar?
   
6. ¿Es escalable mi solución de impresión de tarjetas?
   
7. ¿Es segura mi solución de impresión de tarjetas?
   
8. ¿Qué tecnología de impresión elegir para las tarjetas estudiantiles?
   
9. ¿Cómo distribuir las tarjetas de estudiantes?
   
10. ¿Es adecuada mi solución para estudiantes y personal?

1. ¿Qué tipo de tarjetas de identificación elegir para mi institución?

Las universidades acogen en sus instalaciones a numerosas personas. Ya sea a diario (estudiantes, profesores, personal de comedor, personal de mantenimiento, etc.) o de forma más excepcional (proveedores, prestadores de servicios, conferenciantes, etc.), el acceso a los edificios de estos diferentes tipos de personas requiere que la universidad les expida una tarjeta personalizada (eléctrica y gráfica). Por tanto, es mucho más eficaz gestionar la expedición de estas tarjetas definiendo perfiles de usuarios, asociados a un determinado tipo de tarjeta. Esto significa emitir tarjetas con características distintas, adaptadas a las necesidades del usuario.

Estas características deben tener en cuenta una serie de criterios:

• ¿A qué zonas de mi centro deben tener acceso los usuarios (aulas, salas de profesores, almacenes, sala de servidores, etc.)?
• ¿Durante cuánto tiempo utilizará la persona la tarjeta?
• ¿Qué nivel de seguridad necesita para la tarjeta?
• Además de su función de control de acceso, ¿permitirá la tarjeta a los usuarios beneficiarse de servicios adicionales (impresión, cafetería, transporte público, pago, etc.)?
• ¿Qué datos de uso de la tarjeta quiero poder utilizar con fines estadísticos (popularidad de los servicios, hábitos de pago, etc.)?

Todos estos criterios deberían ayudarle a determinar los distintos tipos de tarjeta que necesita poder emitir, en función de cada uno de sus perfiles de usuario.

2. ¿Qué presupuesto destinar a la impresión de tarjetas estudiantiles?

El presupuesto que se pide a las universidades para emitir sus tarjetas depende generalmente de 2 criterios principales:

• El tamaño de la población estudiantil
  
• Las características requeridas.

Para optimizar este presupuesto y ofrecer un servicio de calidad a un coste razonable, he aquí algunos consejos:

• Estimación: es un paso importante para evitar sorpresas desagradables (en la medida de lo posible). Puede, por ejemplo, comparar el coste global de emisión de sus tarjetas con el coste por persona, para ayudarle a mantenerse dentro de su presupuesto objetivo.
  
• Priorice: ¿qué funciones y servicios le parecen esenciales? Y, por otro lado, ¿de cuáles podría prescindir? Haz una lista de ellos y asígnales un grado de prioridad.
  
• Internalizar: recurrir a proveedores externos suele ser más caro que hacer las cosas internamente. Así que es buena idea preguntarse qué tareas pueden hacer fácilmente los empleados para reducir costes.
  
• Gane dinero: las tarjetas de estudiante que expida pueden ser una fuente de ingresos. Si optas por una experiencia principalmente digital, tendrás que seguir ofreciendo una tarjeta física asociada a los estudiantes que quieran o necesiten una. De este modo, la tarjeta puede estar sujeta a una tasa y convertirse en una fuente de ingresos.

3. ¿Qué diseño es ideal para las tarjetas de estudiantes?

La elección del diseño de sus tarjetas no es baladí: refleja la imagen de marca y los valores de su institución. Transmite su identidad visual y le ayuda a ser reconocible, sobre todo teniendo en cuenta que la imagen que transmiten las universidades es un criterio importante para los estudiantes a la hora de elegir un centro de enseñanza superior.

Por tanto, los distintos elementos gráficos que componen el diseño deben elegirse cuidadosamente para crear una composición global estéticamente agradable. Pueden agruparse en 5 categorías principales:

• Identidad: su logotipo es la representación gráfica de su establecimiento, su marca. Por tanto, es esencial que aparezca en las tarjetas que emita como elemento central de su identidad.
  
• Percepción: es importante tener en cuenta las connotaciones de los colores a la hora de crear el diseño de sus tarjetas (manteniendo, en su caso, la coherencia con su carta gráfica). Los colores que elija reflejarán la imagen que proyecta.
  
• Seguridad: la presencia de elementos de seguridad superiores contribuye a proyectar una imagen de alta calidad, incluso prestigiosa, de su establecimiento.
  
• Singularidad: las distintas tarjetas que emita (en función de los perfiles de los usuarios) deben diferenciarse entre sí, pero también, y sobre todo, de las de otras universidades, lo que puede representar una forma de competencia.
  
• Calidad: calidad significa calidad de diseño, por supuesto, pero también calidad de impresión. El resultado final de la tarjeta, una vez impresa, debe estar a la altura de su imagen de marca.

Para crear el diseño perfecto para sus tarjetas, puede subcontratar la creación a un proveedor de servicios. Si quiere ser más independiente, también puede crearlo usted mismo, utilizando un software específico. Dependiendo de la impresora de tarjetas que elijas, este software puede venir incluido.

4. ¿Es compatible mi solución de impresión con otros sistemas de información?

Su solución de emisión de tarjetas debe poder funcionar con otros sistemas existentes o futuros, sin restricciones de acceso o aplicación. Es lo que se denomina interoperabilidad. En concreto, se trata de garantizar la compatibilidad entre las tarjetas emitidas y los distintos terminales con los que deberán comunicarse.

La interoperabilidad de su sistema es prácticamente esencial para garantizar la independencia y escalabilidad de su sistema de emisión de tarjetas. El sistema debe ser capaz de responder a sus necesidades específicas, sin hacerle depender del proveedor de la solución. Además, debe ser capaz de adaptarse a sus nuevas necesidades y a las nuevas tecnologías.

5. ¿Qué estrategia de gestión de datos adoptar?

La gestión de datos es un proceso global que consiste en recopilar, almacenar y utilizar los datos de forma segura y eficaz. Puede gestionarse internamente, subcontratarse a un proveedor o incluso organizarse como un híbrido.

Sopesemos los pros y los contras de estos 3 tipos de solución:

• Internamente: la gestión in situ de sus datos le permite conservarlos internamente, sin tener que compartirlos con un proveedor externo. Usted conserva todos sus datos y tiene un mayor control sobre su gestión. Por otro lado, este modo de funcionamiento requiere que aportes ciertas competencias técnicas esenciales para una buena gestión de los datos dentro de la empresa, así como un conjunto de equipos informáticos adecuados (servidor, software, etc.). En consecuencia, el coste puede ser más elevado que en el caso de la gestión externa de datos.
  
• Externalización: la externalización de la gestión de los datos es una solución sencilla y a menudo rentable. Los costes asociados a la gestión de sus datos corren totalmente a cargo del proveedor de la solución elegida (usted sólo paga una cuota de suscripción). La mayoría de las veces, este tipo de solución se gestiona a través de la nube, lo que le permite acceder a distancia a todos sus datos. Sin embargo, al externalizar la gestión de tus datos, pasas a depender del proveedor elegido y dependes de la disponibilidad de su servicio. Además, los datos se comparten con el proveedor y, por tanto, quedan bajo su control.
  
• Híbrido: algunos entornos informáticos combinan aplicaciones disponibles in situ con un servicio en la nube. Las ventajas y limitaciones de los 2 modelos se aplican entonces por igual.

Cuadro comparativo de gestión de datos

Sea cual sea la solución que elija, usted sigue siendo responsable de la confidencialidad de los datos y debe saber exactamente dónde están alojados. La normativa vigente en su país también le ofrece una lista de sus obligaciones para garantizar que sus datos se gestionan de conformidad con la ley.

6. ¿Es escalable mi solución de impresión de tarjetas?

Si tiene previsto optar por la emisión descentralizada de tarjetas , o si ya lo ha hecho, le recomendamos encarecidamente que elija impresoras de tarjetas escalables. ¿Por qué debería hacerlo? Para que puedan evolucionar en función de sus necesidades, de su establecimiento, de las expectativas de los titulares de tarjetas y, en particular, de los estudiantes, de las tecnologías, de las tendencias, etc.

La capacidad de su solución de emisión de tarjetas para evolucionar con el tiempo le permitirá :

• Satisfaga sus nuevas necesidades con nuevas funciones y opciones: algunas impresoras de tarjetas del mercado pueden integrar fácilmente nuevas opciones y funciones directamente in situ. En lugar de cambiar de equipo, puede actualizar el que ya tiene: es económico, práctico y respetuoso con el medio ambiente.

Por ejemplo: posibilidad de imprimir por las dos caras, incorporación de un módulo de plastificación, nuevos módulos de codificación, etc.

• Aumente su producción, integrando nuevas impresoras de tarjetas: el número de personas que recibe en su establecimiento puede aumentar con los años. Por tanto, su necesidad de tarjetas también puede aumentar. Por eso es vital que la solución que implantes pueda acomodar fácilmente nuevas impresoras de tarjetas en su entorno.

Ejemplo: impresoras de sobremesa, quioscos de autoservicio, soluciones personalizadas

7. ¿Es segura mi solución de impresión de tarjetas?

Las consecuencias de una instalación insuficientemente segura pueden ser desastrosas, sobre todo cuando se trata de datos: pérdida o uso indebido de datos, pago fraudulento, usurpación de identidad, etc.

Para maximizar la seguridad de su instalación, le recomendamos lo siguiente:

• Limite el acceso: conceda derechos de acceso a su instalación sólo cuando sea realmente necesario. Cuanto más limites el número de personas que pueden acceder a tu instalación, más limitarás el riesgo de errores ligados a la intervención humana.
  
• Vigilar las ciberamenazas potenciales: establezca una política de ciberseguridad que le permita controlar la situación y determine las medidas que deben tomarse en caso de ataque. Existen herramientas especializadas para alertarte en tiempo real de eventos sospechosos.
  
• Garantiza una limpieza periódica: elimina regularmente los datos que no utilices para evitar que sigan siendo accesibles sin motivo. Esto también puede ahorrarte dinero, ya que el coste de tu solución depende en parte de la cantidad de datos almacenados.
  
• Clasificar los datos: identificar los datos más sensibles para hacerlos más seguros, por ejemplo, mediante encriptación.

8. ¿Qué tecnología de impresión elegir para las tarjetas estudiantiles?

Existen diferentes tecnologías para imprimir tarjetas. En función del resultado final que quiera conseguir y del uso futuro de sus tarjetas, una tecnología será más adecuada que otra. A veces incluso merece la pena combinarlas para cubrir todas tus necesidades.

• D2T2: la tinta de la cinta se deposita directamente sobre la tarjeta mediante un proceso denominado sublimación. Esta tecnología es la más común y, por tanto, también la más asequible, y ofrece una impresión de alta calidad con una resolución de 300 ppp. Dependiendo de la impresora elegida, pueden aplicarse directamente a la tarjeta ciertos elementos de seguridad, como un efecto UV.
  
• Retransferencia: también conocida como «transferencia inversa», esta tecnología de impresión es un proceso en dos fases. El diseño de la tarjeta se imprime primero en una película, que luego se transfiere a la tarjeta. La retransferencia ofrece una calidad de impresión excepcional de 600 ppp y la posibilidad de imprimir en distintos materiales de tarjetas (PVC, PVC compuesto, PET, policarbonato, etc.).
  
• Reescritura: las tarjetas regrabables pueden personalizarse simplemente mediante un proceso térmico, que hace aparecer y desaparecer la tinta contenida directamente en la tarjeta. Por tanto, la tarjeta regrabable puede borrarse y volverse a imprimir muchas veces (según el uso que se haga de ella). Por tanto, es muy económica y también respetuosa con el medio ambiente.

Para averiguar todo lo que necesita saber sobre la reescritura, descargue la guía gratuita dedicada.

Tecnología Rewrite

(Tarjetas regrabables)

Descargue nuestra guía sobre la tecnología Rewrite

9. ¿Cómo distribuir las tarjetas de estudiantes?

El periodo de emisión del carné de estudiante puede generar un gran flujo de personas. Existen diferentes formas de producir y emitir estas tarjetas, para ayudarle a gestionar el número de personas en sus edificios.

• Emisión instantánea en la recepción: cada tarjeta de estudiante es personalizada e impresa a petición por un miembro del personal de la escuela. En la mayoría de los casos, esto se hace en el mostrador de recepción, utilizando una impresora de tarjetas de sobremesa. La tarjeta se entrega al estudiante en persona durante el horario de apertura.
  
• Emisión instantánea a través de un terminal de autoservicio: la tarjeta de estudiante también se personaliza e imprime al instante, pero el estudiante la obtiene de forma totalmente independiente. El terminal de autoservicio está equipado con una impresora de tarjetas específicamente desarrollada para este fin. Los estudiantes pueden beneficiarse de este servicio en horario ampliado.
  
• Producción masiva instantánea: las tarjetas se personalizan e imprimen por lotes, con antelación. Por lo general, se instalan varias impresoras de tarjetas para maximizar la productividad, normalmente en una zona exclusiva de acceso restringido. La tarjeta está lista cuando el alumno viene a recogerla. Esta producción masiva requiere una base de datos completa y precisa.

Estas diferentes soluciones para producir y emitir carnés de estudiante pueden combinarse, lo que le proporciona aún más flexibilidad y eficacia.

10. ¿Es adecuada mi solución para estudiantes y personal?

Como todas las generaciones, los «nativos digitales» tienen aspiraciones muy concretas. He aquí algunas ideas que reflejan las principales expectativas de los estudiantes de la Generación Z:

• Centrarse en los valores: los estudiantes de la generación Z son bastante sensibles a la noción de «valores» y son tanto más proclives a elegir una universidad que afirme sus convicciones y no dude en mostrarlas. El carné de estudiante puede ser una de las formas de comunicar sus compromisos y dar a su institución una imagen de prestigio.
  
• Promover la inclusión: se trata de una cuestión real, y hay muchos componentes que deben tenerse en cuenta. Entre ellos, el género es uno de los principales: el 60% de los miembros de la generación Z piensa que las opciones de género en los formularios no deberían limitarse a «Masculino / Femenino» . Por tanto, puede merecer la pena tenerlo en cuenta a la hora de adaptar sus formularios, por ejemplo.
  
• Proteger el medio ambiente: «La Generación Z cree firmemente que la humanidad es la causa del cambio climático»2 . Teniendo esto en cuenta, podrías, por ejemplo, colaborar con una organización que trabaje para proteger el medio ambiente y crear una tarjeta dedicada a los estudiantes. Este tipo de iniciativa ya existe en el sector bancario, y sería totalmente apropiado extenderla al sector educativo.
  
• Gastar con prudencia: uno de los principales criterios de compra de la Generación Z es el precio . Por eso no dudan en recurrir a tiendas y comercios de segunda mano. Para ayudarles a hacerlo, puedes establecer alianzas con minoristas que estén de acuerdo con este enfoque, de modo que tus alumnos puedan beneficiarse de descuentos presentando su tarjeta.
  Si desea más información sobre inclusión y seguridad en la enseñanza superior, descargue nuestro libro blanco gratuito.

Estas ideas deberían ayudarle a desarrollar su solución en su conjunto, adaptada a sus necesidades y ambiciones, para que pueda diferenciarse de otros establecimientos.

¿Acabará el smartphone con la tarjeta de estudiante?

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Nuestra elección para la impresión de tarjetas de estudiante

Existen varias soluciones para imprimir sus tarjetas de estudiante. En Evolis, le proponemos impresoras de tarjetas adaptadas a sus necesidades y a las de su institución, como campus o universidades. Estos son los modelos de impresoras que le recomendamos para imprimir sus tarjetas de estudiante:

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Kiosco de autoservicio para campus y universidades

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