¿por qué debería emitir usted mismo las tarjetas identificativas de control de acceso? Descubra las 3 ventajas principales
Usted es el responsable de identificar a sus empleados y de garantizar el control de acceso a su organización. Por eso le ofrecemos varias opciones, por ejemplo, un sistema de tarjetas identificativas con código de barras impreso, con banda magnética o chip con o sin contacto (RFID).
Independientemente del tipo de tarjeta identificativa que prefiera, su producción merece la máxima atención para garantizar el nivel de seguridad deseado, tanto en el momento de su creación como durante su utilización.
¿Ha pensado alguna vez en gestionar usted mismo la producción de sus tarjetas identificativas para el control de acceso?
Hoy nos gustaría informarle de las ventajas que la gestión interna de las soluciones de identificación le aporta a usted, sus empleados y su organización. ¡Seguro que le sorprenden!
Proteger la seguridad de su empresa creando usted mismo sus tarjetas y tarjetas identificativas
Con la ayuda de una impresora de tarjetas de oficina le será muy fácil emitir tarjetas identificativas de acceso de una manera totalmente segura. Así, usted controlará toda la cadena de producción de sus tarjetas, desde su creación hasta su sustitución. ¡Se acabó tener que proporcionar información confidencial a un tercero!
Crear internamente sus tarjetas presenta una ventaja innegable en cuanto a seguridad: la gestión de la información confidencial. Este modo de emisión de tarjetas identificativas de acceso permite conservar esa información exclusivamente dentro de la empresa y que no haya que transferirla jamás a entidades externas.
Al no tener que ceder esta información confidencial a terceros, no solo refuerza su política de tratamiento de datos, también refuerza la confianza de sus empleados. Asimismo, sabe con exactitud quién tiene acceso a esa información.
Otra ventaja que viene a reforzar la seguridad de su sistema de control de acceso: la entrega en mano. Al optar por la internalización de la emisión de sus tarjetas identificativas de acceso, estará en disposición de entregar las tarjetas de acceso directamente a sus destinatarios, en la propia empresa, y podrá verificar al mismo tiempo su identidad.
Además, esta entrega en persona evita cualquier riesgo de pérdida o robo de las tarjetas identificativas durante su transporte desde un centro de producción externo.
Al internalizar la gestión de las tarjetas de control de acceso podrá, fácilmente, añadirles otras funciones mediante la codificación de los datos. La tarjeta se convierte así en un dispositivo único que incorpora datos de distinta naturaleza y que permite ofrecer diversos servicios, entre ellos:
• Prepago: cafetería, distribuidores
• Acceso a impresoras y fotocopiadoras
• Préstamo de material: PC, smartphones u otros
Así optimiza el funcionamiento de su organización protegiendo y racionalizando el acceso a los distintos servicios.
Controlar mejor los gastos de emisión de las tarjetas de acceso
La primera ventaja económica es que no tiene que sustituir su dispositivo actual. Puede conservar su infraestructura actual y limitar al mismo tiempo su coste de uso, e incluso podría actualizarla…
De hecho, en el día a día, la internalización de la emisión de sus tarjetas identificativas de acceso es una operación financiera rentable. La adquisición de una impresora de tarjetas de oficina le aporta las ventajas siguientes:
• Independientemente del volumen de tarjetas que necesite, el coste de una tarjeta impresa por una sola cara en color es inferior a $0,36.
• Ya no tendrá que esperar a reunir la cantidad de un pedido mínimo para poder iniciar la producción de las tarjetas, ni tampoco tendrá que pagar los sobrecostes ligados a los pedidos urgentes: la emisión de tarjetas identificativas, de una en una, es posible.
• Se ahorra los gastos de transporte de las tarjetas.
Además, para una amortización de la inversión todavía más rápida, puede optimizar la utilización de su impresora emitiendo todas las tarjetas y tarjetas identificativas que puedan ser de utilidad para la actividad de su organización:
• identificación de visitantes
• tarjetas identificativas para eventos
• señalización del interior de los locales
• soporte a la coherencia visual de su fábrica o sus proyectos
• identificación de materiales, piezas de recambio y/o productos acabados
• tarjetas de regalo para sus empleados y sus clientes
Otro punto que tener en cuenta: si opta por una tarjeta de acceso que incluya distintos servicios en un único soporte, estará racionalizando su gestión. Esto puede ser una auténtica fuente de ahorro:
• la centralización en un dispositivo único, por ejemplo una tarjeta multiservicio, evita la implantación de otros sistemas para gestionar esos servicios, es decir, ¡un ahorro inmediato!
• el principio de utilización de una tarjeta identificativa única para acceder a varios servicios hace posible el ahorro. Así, en 2017, una empresa francesa incluyó en las tarjetas identificativas el acceso a la impresión de sus 180 empleados. Cómo funciona: el empleado debe acercar su tarjeta identificativa a la impresora para que esta imprima el documento que le ha enviado. Desde el primer año de puesta en práctica, el departamento de Servicios Informáticos constató una disminución del 61 % en las impresiones porque los empleados finalmente no imprimieron unos documentos que, en realidad, no necesitaban. ¡Ahorro y concienciación de los empleados!
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Ganar tiempo y mejorar la capacidad de reacción para crear las tarjetas de control de acceso
La gestión autónoma de las tarjetas identificativas y las tarjetas de acceso emitidas al instante le permite beneficiarse de máxima flexibilidad, ganar tiempo y garantizar la continuidad del servicio. En efecto, ahora puede:
• gestionar la actualización de sus tarjetas identificativas de una manera autónoma, cuando lo necesite, sin tener que sufrir retrasos ni acatar las condiciones impuestas por su proveedor,
• emitir una tarjeta identificativa para un empleado nuevo el mismo día de su llegada,
• reponer cualquier tarjeta identificativa perdida o robada en tiempo récord,
• adaptar fácilmente el diseño de sus tarjetas para coincidir siempre con la identidad visual y las novedades de su organización.
Los sistemas de impresión de tarjetas de acceso permiten crear todo tipo de tarjetas identificativas: las posibilidades de personalización gráfica son infinitas y admiten todas las opciones de codificación (tarjeta de acceso de banda magnética, tarjeta de chip con o sin contacto). Además, cualquier cosa que necesite está a su alcance gracias a la gestión interna de sus tarjetas identificativas. Asimismo, la utilización de una impresora de tarjetas es sencilla y no requiere formación avanzada de los usuarios.
Para proceder a elegir su solución de impresión y de codificación de tarjetas identificativas, hay ciertos elementos a los que conviene prestar especial atención:
• la ampliación de las funciones de las impresoras: impresión de anverso y reverso, opciones de codificación, laminación, conectividad…
• la calidad de las impresiones finales,
• la riqueza de la solución de software proporcionada para que pueda crear y personalizar fácilmente los diseños de su elección, y configurar fácilmente la codificación de sus datos,
• la calidad del soporte técnico que ofrece el proveedor de la solución de personalización de tarjetas para que pueda solicitar su ayuda en cualquier momento que lo necesite.
Al actualizar sus tarjetas identificativas con total autonomía y al añadirle las funciones que necesite, hace evolucionar su sistema de control de acceso de una manera eficaz y económica. Y además, no modifica los hábitos de los empleados sino que les ofrece un mejor servicio.
Lots of organizations have already chosen an autonomous method of issuing access badges. Have you?
