Emisión de tarjetas de estudiante en universidades y escuelas superiores: ¡prepárese para el próximo año académico!
Para cualquier universidad o escuela superior, el inicio del año académico es un período clave. Cada año, el personal encargado de prepararlo planifica todos los detalles, con el estrés que ello conlleva. En un período de tiempo muy corto, es necesario realizar múltiples tareas y responder a todas las solicitudes. Durante ese tiempo, el objetivo es optimizar la experiencia de los estudiantes y del profesorado, así como preservar la imagen de marca del centro.
Entre dichas tareas, cabe destacar la creación de las tarjetas de estudiante personales y personalizadas, que requiere la movilización de numerosos recursos. Es una tarea que puede volverse compleja rápidamente. En las líneas siguientes, compartimos con usted las ventajas de una solución ya aprobada por muchas universidades y escuelas superiores.
¿Cómo optimizar la creación y emisión de tarjetas de estudiante al inicio del curso?
La expedición de tarjetas de estudiante requiere mucho tiempo y es un verdadero desafío cada año. Debe entregarse a cada alumno su tarjeta personalizada en un plazo de tiempo muy breve, teniendo en cuenta las particularidades vinculadas al perfil del alumno. Afortunadamente, existe una solución para simplificar esta tarea y afrontar el regreso de los alumnos con más tranquilidad.
¡El inicio de curso sin complicaciones!
El inicio del año académico es estresante por naturaleza. A pesar de toda la preparación previa, resulta complejo por la cantidad de solicitudes y tareas que deben realizarse en el último momento.
La impresión de tarjetas de estudiante es una de esas tareas que resultan complicadas de anticipar en su totalidad. El expediente administrativo debe estar completo, ya que la ausencia de un solo dato podría impedir la emisión de la tarjeta.
Tanto si recurre a un proveedor de servicios externo como si emite usted mismo estas tarjetas de estudiante, debe administrar las solicitudes de tarjetas, imprimirlas, verificarlas y finalmente entregarlas a los estudiantes. Este proceso suele ser laborioso.
¿La buena noticia? Se puede automatizar por completo, lo cual le permite disponer de un tiempo precioso para dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
Opte por la creación segura de tarjetas de estudiante en una terminal de autoservicio
Imagínese los terminales instalados en su campus, a los que los alumnos puedan acceder libremente para retirar su tarjeta en cualquier momento y con total seguridad.
A través de módulos de personalización e impresión de tarjetas dispuestos en estos terminales, las tarjetas de estudiante se pueden expedir automáticamente, sin que ningún miembro del personal tenga que intervenir.
La emisión en autoservicio de las tarjetas de estudiante presenta innumerables ventajas:
• para los equipos administrativos, que se ven liberados de una tarea estresante que consume mucho tiempo y sin valor añadido real.
• para los estudiantes, que se benefician de un mejor servicio al no tener que hacer largas colas para recoger su tarjeta. Pueden emitir su tarjeta de forma autónoma en el momento que más les convenga, sin tener que adaptarse a los horarios de apertura de las secretarías. Mediante un identificador sencillo, que puede ser un código QR, una contraseña o un código digital, el sistema reconoce al alumno y emite la tarjeta con total seguridad.
• para la dirección de la universidad o escuela superior, que controla íntegramente los costes asociados a la emisión de tarjetas. Se eliminan los costes vinculados al tiempo que dedica su personal y la emisión se realiza internamente en su totalidad, de modo que ya no se depende de un proveedor de servicios externo ni de sus condiciones tarifarias.
Kiosk: un sistema probado y aprobado por las universidades europeas
Varias universidades y escuelas superiores ya han optado por instalar terminales de autoservicio dentro de sus campus para la creación de las tarjetas de estudiante. Para su proyecto, han apostado por las soluciones Kiosk del fabricante de impresoras de tarjetas Evolis.
Los comentarios tanto del personal administrativo como de los estudiantes son unánimes: el ahorro de tiempo, la comodidad, la seguridad y la autonomía son ventajas especialmente destacadas por los distintos usuarios del sistema.
Seis universidades de Berlín han implantado terminales para la emisión de más de 180 000 tarjetas de estudiante. Ante el aumento del número de alumnos y el estancamiento o incluso la reducción del personal, la creación de tarjetas se convertía en un verdadero quebradero de cabeza en cada inicio de curso. La instalación de los terminales ha puesto fin a este cuello de botella. Las direcciones de las universidades de Berlín también aprovecharon el cambio de sistema para añadir funcionalidades a las tarjetas de estudiante. La tarjeta campuscard ahora presenta diferentes funciones: tarjeta de estudiante, carné de biblioteca, monedero electrónico para el comedor universitario y tarjeta de transporte.
Por otro lado, la Universidad de Bolonia optó por instalar varios terminales de autoservicio para facilitar la creación de tarjetas en sus cinco campus de Italia. La dirección de la universidad tenía dos objetivos al apostar por estos terminales: el primero era acabar con las interminables colas que se formaban frente a las secretarías de sus cinco campus en cada inicio del año académico; el segundo, liberar al personal administrativo de tareas de poco valor añadido. Hasta la fecha, el proyecto implantado en 2019 ha cumplido su doble misión.
¡Crear tarjetas de estudiante simplemente usando los terminales Kiosk es la innovación para su próximo año académico!
Al igual que estas universidades, usted también puede disfrutar de las ventajas de emitir las tarjetas de estudiante a través de terminales exclusivos. Esta tendencia es parte de un proceso de innovación y mejora de los servicios ofrecidos a sus alumnos.
Al eliminar la complejidad de crear tarjetas y entregarlas a los estudiantes, libera tiempo del personal.
Además, permite que sus alumnos disfruten de una mayor flexibilidad y de la garantía de un proceso seguro. Si los alumnos no pueden aportar un expediente completo (con nombre, apellidos, foto, etc.) a su administración, tienen mayor libertad para editar su tarjeta durante el inicio del curso. También podrán imprimirla a lo largo del año, por ejemplo como parte de una renovación por pérdida o robo.
Por último, este sistema tiene la ventaja de ser inclusivo, es decir, que no excluye a ningún estudiante porque no depende de la posesión de otros dispositivos personales (por ejemplo, un teléfono inteligente).
Los terminales también permiten añadir datos personales en las tarjetas a través de un sistema de codificación. Las tarjetas de estudiante se convierten en tarjetas multiservicio, y no se limitan a su función de identificación. A través de estas tarjetas, es posible gestionar varios servicios para los estudiantes, como:
• Pagos en la cafetería de su centro, lo cual limita la circulación de efectivo,
• Préstamo de libros y otros recursos de la biblioteca multimedia,
• Acceso a equipos (fotocopiadoras, máquinas expendedoras, etc.) o a determinados espacios reservados (laboratorios, salas de informática, etc.).
Nota: Las tarjetas de estudiante pueden integrar un chip RFID (sin contacto) en el cual el sistema puede codificar datos personalizados. Este tipo de codificación puede ser idóneo para evitar el contacto físico y preservar la salud en su centro.
Al añadir la gestión de estos servicios a sus tarjetas, puede aprovechar al máximo las ventajas que supone la instalación de terminales. Maximiza el retorno de la inversión al tiempo que mejora la experiencia de sus alumnos.
Su personal también valorará la implementación de este dispositivo, ya que podrá dedicarse a trabajos más gratificantes y reducir el nivel de estrés generado por el período de inicio del año académico.
Para implantar terminales de autoservicio en su universidad o escuela superior, diríjase a uno de nuestros asociados, reconocidos por la fiabilidad de sus sistemas y su experiencia. Ellos podrán asesorarle para ofrecerle la solución más adecuada para sus necesidades específicas. De este modo, Evolis puede diseñar sistemas a medida, que se adapten lo mejor posible a sus expectativas.
